Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cho người mới

  • 104

Microsoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính lâu đời và đã được hàng triệu người tin tưởng sử dụng suốt nhiều thập kỷ kể từ ngày phát hành. Thế nhưng, hiện tại vẫn có người mới chỉ bắt đầu dùng Microsoft Excel cho công việc, học tập hay việc cá nhân… Dù sử dụng phần mềm văn phòng này nhằm mục đích gì, bạn có thể gặp chút khó khăn ban đầu.

Hướng dẫn sử dụng Excel dưới đây dành cho người muốn tự học những tính năng cơ bản hay mới bắt đầu làm quen với nó.

1. Microsoft Excel là gì?

Nói một cách đơn giản, Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính. Nó sử dụng hệ thống các ô trong cột và hàng để thao tác, sắp xếp, tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các bảng tổng hợp (PivotTable), biểu đồ, công thức và hàm theo nhiều cách khác nhau.

Giao diện Microsoft Excel

Điều này cũng cho thấy ứng dụng không bị giới hạn bởi các con số dù tên của nó là “Excel”. Bạn có thể gõ nội dung, ảnh, video, đối tượng cùng nhiều kiểu dữ liệu khác để theo dõi, quản lý và dễ dàng xem thông tin.

a, Công dụng chính của Excel

  • Quản lý ngân sách gia đình và tài chính doanh nghiệp
  • Hóa đơn và biên lai
  • Theo dõi dự án, đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe
  • Lập kế hoạch và lịch trình
  • Mục cần kiểm tra và danh sách nhiệm vụ
  • Tài chính, vay nợ và tính toán thế chấp
  • Quản lý kho

b, Các phiên bản Excel

Trên đây là chỉ là những cách dùng Excel phổ biến. Dù sử dụng Excel nhằm mục đích gì, bạn cũng cần biết một số khái niệm cơ bản sau:

2. Khái niệm cơ bản trong Excel

Đọc hướng dẫn này, bạn sẽ thấy nó lặp lại rất nhiều khái niệm. Làm quen với chúng sẽ giúp bạn hiểu hướng dẫn và các bước tốt hơn.

Workbook và Spreadsheet: Workbook là nơi bạn làm việc khi mở Excel. Nó chứa các bảng tính. Một workbook có thể bao gồm nhiều bảng tính và bạn dễ dàng di chuyển chúng theo tab nằm ở phía dưới cùng.

Cell: Bảng tính được tạo thành bởi các khối hình chữ nhật, gọi là ô. Ô chứa dữ liệu bạn nhập vào, từ các con số tới từ, ảnh, công thức. Nói cách khác ô là vùng lưu thông tin. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trong ô hoặc vào thanh công thức (text box) cho ô đó ngay dưới ribbon.

Tên ô nằm ở bên trái thanh công thức. Mặc định, nó hiển thị cột và hàng tương ứng cho ô đó. Ví dụ, ô ở góc bên trái trên cùng bảng tính là A1 cho cột A, hàng 1.

Formulas và Functions: Bạn có thể nghĩ formula là phép tính hay phương trình. Trong Excel, bạn có thể tạo công thức hoặc sử dụng hàm có sẵn. Những công thức này có thể tự động tính toán các con số theo phép cộng, phép nhân…

Ngoài tính toán, bạn có thể sử dụng các tính năng này cho mục đích khác như đếm số lượng mục trong cột hoặc hiển thị tối thiểu hay tối đa số mục trong nhóm ô.

3. Tab Excel và Ribbon

Bạn nên dành chút thời gian làm quen ribbon Excel. Tương tự như các ứng dụng Microsoft khác, ribbon chứa các nút sử dụng trong tab. Bạn có thể tùy chỉnh nó để di chuyển, thêm cả tab và nút. Nhưng mặc định, tab luôn nằm bên dưới.

Tab Excel và Ribbon

Tab Excel và Ribbon bao gồm:

  • File: Tạo một workbook mới, mở file hiện có, lưu, in và chia sẻ bảng tính, workbook.
  • Home: Ctrl clipboard, font, căn chỉnh văn bản, đánh số, định dạng, ô và chỉnh sửa.
  • Insert: Chèn bảng, biểu đồ, ảnh minh họa, bộ lọc, liên kết.
  • Draw: Sử dụng công cụ vẽ như tạo vùng chọn, tẩy xóa, bút và làm nổi bật.
  • Page Layout: Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang, chỉnh kích thước vừa khít nội dung, các tùy chọn bảng tính.
  • Formulas: Chọn công thức, hàm từ thư viện, kiểm tra công thức.
  • Data: Nhận và chuyển dữ liệu, xem truy vấn, kết nối, phân loại, lọc, sử dụng công cụ dữ liệu.
  • Review: Sử dụng các công cụ để hiệu đính, phân quyền xem, ngôn ngữ, bình luận.
  • View: Thay đổi chế độ xem workbook, mục hiển thị, phóng to, thu nhỏ, làm việc với các cửa sổ.

Ngoài ra, hãy lưu ý tới Tell me what you want to do. Nếu cần trợ giúp hay muốn nhiều thông tin hơn về tính năng, chỉ cần gõ từ khóa vào box đó để xem kết quả.

4. Quick Access Toolbar

Giống như tab và ribbon, đây cũng là thanh công cụ bạn nên làm quen trước khi sử dụng. Nó nằm phía trên cùng bên trái của Excel. Quick Access Toolbar quan trọng vì cho phép bạn hoàn tác, làm lại một hành động cũng như lưu tập tin nhanh.

Quick Access Toolbar

Nếu mắc lỗi, muốn làm lại, chỉ cần nhấp nút Undo. Click một lần, nó sẽ hoàn lại tác vụ gần nhất. Nếu tiếp tục nhấp, bảng tính sẽ trở về trạng thái cách hai thao tác vừa thực hiện trước đó. Bên cạnh đó, bạn có thể click phím mũi tên bên cạnh Undo và chọn tất cả hành động bạn muốn hoàn tác.

Nếu hoàn tác một hành động, sau đó, bạn có thể nhấn nút Redo để thực hiện lại thao tác vừa Undo. Cách hoạt động của nó giống hệt nút Undo. Bạn có thể click nút bấm hoặc sử dụng mũi tên bên cạnh Redo để đảo ngược nhiều hành động một lúc.

Nút Save cho phép bạn lưu tập tin đang làm việc nhanh kèm tên file hiện tại.

5. Tùy chọn bảng tính

Tùy chọn bảng tính trong excel

Quản lý một số lượng bảng tính lớn chỉ là chuyện nhỏ với Excel. Bạn có thể sử dụng hàng loạt bảng tính cùng lúc nếu cần. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các bảng tính khác nhau trong nhiều tháng hoặc nhiều năm phục vụ quản lý địa điểm kho sản phẩm, vay nợ, công ty tín dụng hoặc trang thiết bị chăm sóc sức khỏe...

Ngoài ra, bạn có thể tận dụng những tính năng cơ bản của Excel, bao gồm:

  • Thêm một bảng tính: Nhấp vào nút cộng ở phía dưới bên cạnh bảng tính cuối cùng.
  • Sắp xếp lại bảng tính: Giữ tab bảng tính và kéo nó tới vị trí mới trong workbook.
  • Đặt tên bảng tính: Nhấp đúp vào tab bảng tính, rồi gõ tên mới. Mặc định, tên của chúng ban đầu là Sheet 1, Sheet 2…
  • Tô màu tab bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính đó, chọn Tab Color rồi click vào màu sắc yêu thích.
  • Bảo vệ bảng tính: Click chuột phải vào bảng tính, di chuyển tới Protect Sheet, thêm mật khẩu và nhấp vào lựa chọn của bạn.
  • Di chuyển hoặc sao chép bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính => chọn Move hoặc Copy. Sau đó, bạn có thể di chuyển bảng tính tới vị trí khác trong workbook và tạo bản sao của nó để sử dụng sau này.
  • Xóa bảng tính: Nhấp chuột phải vào bảng tính, click Delete. Bạn cần xác thực hành động ở cửa sổ pop-up hiện ra.

6. Làm việc với cột, hàng, ô trong Excel

Những tính năng cơ bản nhất khi tự học Excel bạn phải nhớ bao gồm: chọn, chèn và xóa cột, hàng, ô.

a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng

Khi di chuyển chuột qua tiêu đề cột hoặc số hàng, một mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện. Nếu lúc đó nhấp chuột, toàn bộ cột hoặc hàng sẽ được chọn. Bạn có thể sử dụng thao tác này để áp dụng tính năng, định dạng hoặc phân loại.

Chọn nhóm cột trong excel

b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô

Chắc chắn có lúc bạn muốn chọn nhiều hơn một cột, ô hoặc hàng. Bạn có thể làm điều này theo một số cách khác nhau, phụ thuộc vào vị trí của chúng: nằm liền kề hay rải rác.

c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề

Khi muốn chọn cột, hàng, ô liền nhau, hãy chọn ô đầu tiên trước. Sau đó, giữ nút bấm chuột và kéo qua các phần còn lại. Bạn sẽ thấy vùng chọn được làm nổi bật. Thả nút bấm chuột ra khi hoàn thành.

Chọn hàng trong Excel

Một cách khác là chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift, rồi chọn ô cuối cùng. Nếu làm thế, bạn có thể chọn toàn bộ nhóm từ trên xuống dưới.

Chọn hàng trong excel

d, Lựa chọn cột, hàng, ô nằm rải rác

Nếu muốn chọn cột, hàng, ô không liền kề, hãy nhấp vào vị trí chọn đầu tiên. Sau đó, giữ phím Ctrl, tiếp tục nhấn vào các vùng bạn muốn. Thả phím Ctrl khi hoàn thành.

Chọn ô nằm rải rác

e, Chèn hoặc xóa cột, hàng, ô

Bạn có thể dễ dàng thêm hoặc loại bỏ cột, hàng không còn cần thiết. Một lần nữa, hãy đặt trỏ chuột vào chữ cái hoặc số, nhưng thay vì click chuột trái, hãy click chuột phải. Ở menu hiện ra, chọn Insert hoặc Delete.

Chèn hoặc xóa cột

Bạn cũng có thể ẩn (bỏ ẩn) cột hay hàng bằng cách chọn Hide (hoặc Unhide) từ menu này.

Bạn có thể chèn hoặc xóa ô tương tự như vậy. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được thông báo pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Chỉ cần chọn và nhấn OK.

Xóa ô trong excel

f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô

Nếu quyết định chuyển cột, hàng hoặc ô sang vị trí khác trong bảng tính, bạn có thể làm điều đó nhưng phải thận trọng. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc ô như hướng dẫn trên. Đặt trỏ chuột lên một trong số cạnh của nó để mũi tên 4 mặt xuất hiện. Sau đó, chuyển nó tới vị trí mới bằng cách giữ nút bấm chuột và kéo. Thả chuột ra khi đã hoàn tất nhiệm vụ.

Di chuột ô trong Excel

Điều bạn phải cẩn trọng ở đây là khi thả cột, hàng hoặc ô tại vị trí đã chứa dữ liệu. Trong trường hợp này, một pop-up hỏi bạn có muốn thay thế dữ liệu không sẽ hiện ra. Nếu đây là hành động lỗi, click Cancel để hủy. Nó sẽ trở lại vị trí ban đầu. Nhưng nếu muốn thay dữ liệu thật, hãy nhấp OK.

Xác thực thay thế dữ liệu

g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng

Bạn có thể muốn hiển thị toàn bộ hoặc một số cột, hàng trên bảng tính ở kích thước nhất định mà không cần quan tâm tới lượng dữ liệu chúng lưu trữ. Điều chỉnh chiều rộng hoặc chiều cao rất đơn giản và bạn có thể làm theo hai cách:

Cách 1: Bạn chọn và nhấp chuột phải vào cột hoặc hàng. Ở menu, chọn Column Width hoặc Row Height, phụ thuộc vào nhân tố bạn muốn thay đổi. Ở cửa sổ pop-up hiện ra, bạn sẽ thấy bề rộng và cao hiện tại. Thay nó bằng số bạn muốn và nhấn OK.

Tinh chỉnh độ rộng cột

Cách 2: Chọn cột hoặc hàng muốn chỉnh kích thước. Di chuyển chuột tới đường viền cho tới khi thấy mũi tên 2 chiều xuất hiện. Giữ nút bấm chuột và kéo cho tới khi đạt tới kích thước mong muốn.

Điều chỉnh kích thước excel

h, Điều chỉnh kích thước vừa khít dữ liệu

Nếu muốn có kích thước cột/hàng ôm khít dữ liệu, bạn có thể làm điều đó chỉ bằng vài cú click. Đầu tiên, chọn toàn bảng tính bằng cách click vào hình tam giác ở góc bên trái phía dưới, nằm giữa A và 1.

Sau đó, di chuyển chuột giữa hai cột cho tới khi thấy mũi tên hai chiều, nhấp đúp. Tiếp theo, làm tương tự với hàng. Bạn sẽ thấy cả cột và hàng vừa khít dữ liệu. Nó sẽ tự động chỉnh kích thước ô theo vị trí có dữ liệu dài nhất.

Điều chỉnh ô Excel vừa khít dữ liệu

7. Định dạng cơ bản

Excel cung cấp rất nhiều cách định dạng bảng tính, từ cơ bản tới nâng cao. Vì hướng dẫn cho người mới, bài viết này sẽ liệt kê một số mẹo định dạng đơn giản.

a, Font chữ, đánh bóng và tô màu

Định dạng bảng tính excel

Dù dùng Excel nhằm mục đích gì, định dạng cột, hàng và ô cơ bản có thể giúp bạn xem dữ liệu dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàng đầu tiên của bảng tính để chèn tiêu đề. Ở bảng sản phẩm trên, bạn có thể áp dụng cho mã số mục, tên sản phẩm và giá cả.

Hãy chọn hàng, rồi áp dụng định dạng mong muốn bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab Home. Tại đây, bạn có thể bôi đậm font, bôi màu bóng và tô màu font chữ.

  1. Chọn hàng đầu tiên.
  2. Nhấp Bold.
  3. Nhấp phím mũi tên bên cạnh Fill Color và chọn màu sắc.
  4. Nhấp phím mũi tên bên cạnh Font Color và chọn màu sắc.

Hãy nhớ hướng dẫn này áp dụng lên toàn bộ hàng đầu tiên. Nếu chỉ có một vài cột, bạn có thể chỉ chọn ô nhất định trong hàng đó, rồi định dạng lại chúng.

b, Ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân

Nếu bạn định tạo bảng tính theo dõi gì đó, định dạng tự động cho ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân sẽ tiện lợi hơn. Bạn có thể áp dụng từng quy tắc định dạng chỉ bằng vài click từ tab Home.

Ngày tháng

Định dạng ngày tháng

Cột Date có nhiều ý nghĩa khác nhau trên bảng tính như ngày nhập dữ liệu, ngày mua, ngày hết hạn…

  1. Chọn cột, hàng, ô tại nơi bạn nhập ngày.
  2. Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
  3. Chọn Short Date hoặc Long Date từ hộp thả xuống.

Lưu ý nếu sử dụng Long Date, từ và số sẽ hiển thị bên dưới, bạn không cần gõ chúng nữa. Ví dụ, nếu chọn Long Date và gõ “2/14/18”, nó sẽ tự động chuyển sang “Wednesday, February 14, 2018.”

Tiền tệ

Bảng tiền tệ Excel

Nếu lập bảng tính ngân sách, danh sách giá cả hoặc hóa đơn, bạn có thể áp dụng định dạng tiền tệ hiện tại theo hai cách khác nhau.

Cách 1

  1. Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
  2. Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
  3. Chọn Currency từ box thả xuống.

Cách 2

  1. Cách này cho phép bạn chọn loại tiền tệ mong muốn
  2. Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
  3. Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên bên cạnh Currency.
  4. Chọn đơn vị tiền tệ muốn dùng.

Số thập phân

Định dạng số thập phân trong Excel

Bạn có thể sử dụng định dạng thập phân để điều chỉnh tiền tệ hoặc số đơn giản. Ví dụ, bạn có thể quản lý trình độ học sinh, thậm chí cả vị trí cần dùng số thập phân. Tất cả bạn chỉ cần làm theo hai bước sau:

  1. Chọn cột, hàng, hoặc ô tại nơi nhập số.
  2. Trong Number trên ribbon, nhấp nút Increase Decimal hoặc Decrease Decimal phụ thuộc vào định dạng số hiện tại.

c, Định dạng số bổ bung

Địn dạng số Excel bổ sung

Number trên tab Home còn có nhiều cách định dạng số khác. Chúng cực hữu ích khi xử lý các con số trên Excel.

Những tùy chọn này bao gồm thời gian, phân số, phần trăm… Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp liên kết More number formats nằm bên dưới để thấy các tùy chọn như zip code, số điện thoại và các lựa chọn tùy chỉnh.

8. Các công thức đơn giản: Autosum

Một trong những tính năng tiết kiệm thời gian nhất trên Excel là công cụ AutoSum. Nó dễ dùng và giúp bạn giảm các lỗi tính toán. Nếu đang dùng Excel quản lý thu nhập, chi phí hay vay nợ, bạn chắc chắn cần dùng tính năng AutoSum.

Nó có thể thêm, tính số trung bình, đếm số hoặc tìm số nhỏ nhất, lớn nhất cho cột, hàng hoặc nhóm ô. Mặc định, nút Autosum nằm trên tab Home ở bên phải. Bạn cũng có thể truy cập nó từ tab Formulas.

Hàm Sum trong Excel

Nếu chỉ click vào nút AutoSum, nó sẽ tự động chèn hàm tính tổng. Thế nhưng, nếu nhấp vào phím mũi tên, bạn sẽ thấy các công thức phổ biến có thể sử dụng khác.

Nếu muốn thêm một cột số, đầu tiên, nhấp vào ô muốn hiển thị tổng. Tiếp theo, click nút AutoSum. Excel tự động phát hiện số muốn thêm. Chúng sẽ được làm nổi bật và bạn có thể thấy công thức hiện ra, ví dụ: =SUM(C2:C7).

Lưu ý: Dấu bằng chỉ công thức. SUM là hàm toán học. C2:C7 là các ô áp dụng hàm tính.

Nếu công thức đúng, bạn chỉ cần nhấn phím Enter. Các con số tính toán sẽ hiện trong ô liên quan.

Excel tự động tính tổng cho bạn

Những tùy chọn khác trong AutoSum cũng hoạt động như vậy. Trong trường hợp muốn tính số trung bình của một nhóm ô. Đầu tiên, click ô muốn hiện số trung bình. Tiếp theo, click mũi tên cho nút AutoSum. Một lần nữa, Excel sẽ tự động phát hiện số, làm nổi bật ô, cung cấp công thức. Click phím Enter để chèn số trung bình.

Excel có thể tự tính trung bình

Như đã đề cập ở mục Các khái niệm Excel cơ bản, phần mềm này có nhiều công thức và hàm toán học hữu dụng, trong đó, có cả những hàm nâng cao đáp ứng nhu cầu của người dùng chuyên nghiệp. Nếu muốn biết cách hoạt động của chúng, hãy khám phá, thử mọi công thức trong tab Formulas.

9. Bắt đầu bằng một Excel Template

Một trong những cách làm quen với Excel tốt nhất là sử dụng một template. Bạn sẽ thấy hàng loạt tùy chọn trong Excel và các trang bên ngoài.

a, Template có sẵn trong Excel

Để xem tùy chọn trong Excel, click File > New. Sau đó, bạn sẽ thấy các template, danh mục có thể chọn và ô tìm kiếm theo từ khóa.

Template Excel

Bộ sưu tập template khá phong phú từ lịch, kế hoạch đơn giản tới báo cáo tài chính phức tạp hay bảng cân đối thu chi… Muốn xem template nào, hãy click vào nó để đọc mô tả và kích thước download ở cửa sổ pop-up. Nếu muốn dùng nó, click nút Create.

Chọn template excel từ bên ngoài

b, Template Excel của bên thứ ba

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các template bên ngoài hoặc tự tạo. Từ công cụ gây quỹ tới bảng lịch hữu ích, lưu bảng tính như một template dễ hơn bạn tưởng tượng đấy.

Hi vọng hướng dẫn tự học Excel này sẽ mang tới khởi đầu tuyệt vời cho người mới. Chúc các bạn thành công!

Cập nhật: 22/05/2018
  • 104