Cách thiết lập thông báo hợp đồng sắp hết hạn trên Excel

Tạo thông báo tự động trên Excel
17

Hiện nay hầu hết bộ phận nhân sự đều đã sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để quản lý thông tin nhân viên cũng như hợp động lao động. Tuy nhiên nếu không có phần mềm nhân sự bạn vẫn có thể tự thiết kế 1 file Excel để quản lý các vấn đề liên quan đến thời hạn lao động, ngày hết hạn hợp đồng hay cảnh báo nhân viên sắp hết hạn hợp đồng.

Tải Microsoft Office 2016 cho Windows Tải Microsoft Office 2016 cho Mac

Thông thường vấn đề quản lý hợp đồng lao động sẽ không gặp phải nhiều khó khăn với những công ty có quy mô nhỏ, nhưng nếu công ty bạn đang phụ trách nhân sự có quy mô lớn hơn 1 chút thì hãy xây dựng chi mình 1 file Excel riêng để quản lý các vấn đề xoay quanh hợp đồng lao động để chắc chắn không bỏ xót bất cứ trường hợp để tránh các rủi ro liên quan đến luật lao động. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn thủ thuật Excel về cách thiết lập thông báo sắp hết hạn hợp động trong Excel.

Tạo thông báo cho hợp đồng sắp hết hạn trên Microsoft Excel

Bạn có file Excel có thông tin tên nhân viên, ngày vào công ty và ngày hết hạn như sau:

Bước 1:

Tại giao diện chính của file quản lý hợp đồng lao động của bạn hãy bôi đen cột Ngày hết hạn.

Bôi đen cột muốn thông báo ngày
Bôi đen cột muốn thông báo ngày

Bước 2:

Nhấn chọn nút Home trên menu và chọn tiếp đến thẻ Conditional Formatting --> New Rule.

Lựa chọn công cụ thiết lập thông báo
Lựa chọn công cụ thiết lập thông báo

Cửa sổ New Rule xuất hiện hãy nhấn chọn Use a formula to determine which cells to fomat.

Tại đây bạn sẽ nhập công thức: =Datedif(today(),L4,"d")<15

Lựa chọn thông báo cho hàm
Lựa chọn thông báo cho hàm

Với công thức trên thời gian thông báo sẽ là 15 ngày trước khi hợp động hết hạn.

Trong đó:

  • Datedif(a1,a2,"d"): đếm số ngày giữa hai mốc thời gian a1 và a2 (yêu cầu a2>a1).
  • 15: số ngày thông báo theo mong muốn (có thể thay tùy ý theo nhu cầu thực tế).
  • L4: Ô chứa giá trị Ngày hết hạn trên bang tính.

Bước 3:

Sau khi nhập xong công thức trên hãy nhấn chọn đến Format để lựa chọn màu sắc hiển thị thông báo sắp hết hạn hợp đồng.

Nhập công thức để thông báo ngày hết hạn
Nhập công thức để thông báo ngày hết hạn

Tại cửa sổ Format Cells chọn tab Fill, tại đây hãy lựa chọn màu sắc mong muốn và nhấn OK để áp dụng.

Lựa chọn màu sắc thông báo ngày hết hạn trên hợp đồng
Lựa chọn màu sắc thông báo ngày hết hạn trên hợp đồng

Tiếp theo tại cửa sổ New Formatting Rule hãy nhấn OK 1 lần nữa để hoàn thành.

Nhấn OK để hoàn tất
Ghi nhận các thông tin thiết lập

Lúc này tại giao diện bảng tính Excel sẽ được áp dụng màu sắc cho hợp đồng lao động sắp đến hạn, cách ngày hết hạn là 15 ngày.

Hoàn thành việc thiết lập thông báo trên Excel
Hoàn thành việc thiết lập thông báo trên Excel

Video hướng dẫn tạo thông báo trên Microsoft Excel

Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách tạo thông báo ngày sắp hết hạn bằng màu sắc trên file Excel. Hi vọng hướng dẫn này hữu ích dành cho bạn khi làm công tác văn phòng.

Cập nhật: 14/03/2019
Xem thêm: excel
3 ★ 1 👨
17