27 mẹo sử dụng Slack hiệu quả mà bạn cần biết - Phần 1

3 ★ 2 👨
1.747

Bạn có biết rằng phần lớn người dùng chỉ sử dụng có 10% những gì Slack có thể làm được không? Vậy số phần trăm còn lại bao gồm những gì?

Download Slack cho Android

Tải Slack cho iOS

Download Slack cho Mac

Tải Slack cho Windows 10

Slack được biết đến như một ứng dụng tin nhắn cho nhóm. Mục đích của Slack là giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất công việc. Nhưng nếu bạn đang sử dụng Slack thì có lẽ bạn ít khi dành thời gian để tìm hiểu cách sử dụng nó như thế nào. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn khám phá 27 mẹo sử dụng Slack hữu ích giúp bạn tận dụng được ứng dụng tin nhắn này một cách triệt để nhất.

Mẹo sử dụng Slack hiệu quả

1. Phím tắt

Phím tắt

Không nghi ngờ gì khi nói phím tắt là một trong những cách nhanh nhất để tăng tốc độ sử dụng một phần mềm. Slack không phải là ngoại lệ. Một số phím tắt bạn có thế sử dụng trên Windows và macOS:

  • Mở danh sách các phím tắt: ⌘+ / hoặc Ctrl + /.
  • Thu phóng: ⌘+/- hoặc Ctrl +/-.
  • Tìm kiếm kênh hoặc đoạn hội thoại hiện tại: ⌘ + F hoặc Ctrl + F.
  • Bật chế độ toàn màn hình: ^ + ⌘+ F hoặc Ctrl + Shift + F.
  • Hiển thị tất cả tin nhắn chưa đọc: ⌘+ Shift + A hoặc Ctrl + Shift + A.
  • Đánh dấu tin nhắn như chưa đọc: Alt + click vào tin nhắn đó (trên cả macOS và Windows)
  • Di chuyển giữa các kênh: hoặc ← (trên cả macOS và Windows)
  • Chỉnh sửa tin nhắn cuối cùng: ↑ + click vào hộp nhắn tin trống.

Bạn có thể cũng muốn tham khảo các tùy chọn khác có sẵn để bật phím tắt nhất định trên menu Slack của bạn, để làm được điều đó bạn vào Preferences > Advanced Options > Other Options.

2. Tích hợp Google Drive

Tích hợp Google Drive

Một điều làm cho Slack trở thành một ứng dụng nhắn tin tuyệt vời là khả năng hoạt động tốt với một số lượng lớn các công cụ khác, những tích hợp này giúp bạn làm việc xuyên suốt và hiệu quả hơn.

Google Drive được sử dụng bởi nhiều người và nhiều tổ chức để chia sẻ và hợp tác chỉnh sửa file, do đó Slack cho phép các file tích hợp vào những kênh và tin nhắn của nó.

Để kết nối, bạn chỉ cần dán một liên kết cho một file Google Drive và Slackbot sẽ cho bạn tùy chọn để kết nối vĩnh viễn hoặc chỉ một lần. Các quyền có thể thu hồi bất cứ lúc nào nếu cần thiết, nhưng sự tích hợp đặc biệt này là một điều vô cùng hữu ích cho những ai sử dụng các công cụ cộng tác file tiên tiến của Google.

Ngoài ra, bạn có thể kết nối trong menu Configure Integrations.

3. Trình kích hoạt: highlight từ và phản hồi Slackbot

Trình kích hoạt: highlight từ và phản hồi Slackbot

Có hai tính năng đặc biệt hữu ích trong Slack mà hoạt động như kết quả của các trình kích hoạt cụ thể.

Đầu tiên là highlight từ. Bạn có thể tìm thấy tính năng này trong menu Slack bằng cách vào You > Preferences > Notifications > Highlight Words. Theo mặc định, bạn sẽ nhận được một thông báo âm thanh nếu ai đó gửi tên người dùng Slack của bạn. Sử dụng tính năng Highlight Words có nghĩa là bạn có thể chọn để được thông báo khi bất kể các từ khác cũng được đề cập. Chẳng hạn như, nếu bạn quan tâm đến blog của công ty, bạn có thể yêu cầu Slack thông báo cho bạn bất cứ khi nào có ai đó viết từ post hoặc blog. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ luôn luôn cập nhật trong bất cứ cuộc thảo luận nào liên quan đến vai trò của bạn.

Với tư cách là một quản trị viên nhóm Slack, bạn cũng có thể thiết lập Slackbot để truyền tải những thông tin hữu ích khi ai đó gõ các cụm từ khóa nào đó. Thao tác này hoạt động tương tự như phản hồi mặc định khi nhập từ help trong một cuộc trò chuyện riêng với Slackbot, nó sẽ kích hoạt những điều sau đây:

  • Tìm hiểu về các mục trong Slack như kênh, file, tìm kiếm, phím tắt... bằng cách click vào từng mục hoặc gõ /help + mục đó. Chẳng hạn như, /help files, /help search.
  • Muốn nói những suy nghĩ của bản thân về Slack, bạn có thể gõ /feedback + bất cứ điều gì bạn muốn nói.

Bạn có thể cấu hình thêm các cụm từ bổ sung trong mục Team Settings > Customize > Slackbot Responses. Một ý tưởng là bạn có thể gửi một lời nhắc nhở để giữ tập trung trong công việc khi một ai đó đề cập đến từ khóa như Facebook hoặc YouTube.

4. Các phím tắt định dạng văn bản

Các phím tắt định dạng văn bản

Slack có rất nhiều cách khác nhau để định dạng văn bản mà bạn gửi, sử dụng một số lượng lớn các biểu tượng trong văn bản. Sau đây là một số cách mà bạn có thể sử dụng để làm cho tin nhắn của mình được rõ ràng hơn.

  • Để làm đậm nội dung, bạn đặt nội dung đó trong dấu hoa thị (*). Ví dụ *họp lúc 9h00*.
  • Để in nghiêng nội dung, bạn đặt nội dung đó trong dấu gạch đáy (_). Ví dụ: _họp lúc 9h00_.
  • Để định dạng nội dung như mã (code), bạn đặt nội dung đó trong dấu backtick (dấu huyền). Ví dụ: `họp lúc 9h00`.
  • Để làm cho nội dung được định dạng sẵn, bạn đặt nội dung trong 3 dấu backtick. Ví dụ: ```họp lúc 9h00```.
  • Để trích dẫn nội dung, đặt dấu ít hơn (<) ở trước nó. Ví dụ: < họp lúc 9h00.

Gợi ý: Nếu bạn không thể nhớ những điều này, hãy nhập định dạng bạn muốn và hướng dẫn sẽ xuất hiện ở bên phải hộp thư của bạn.

5. Kênh và cuộc trò chuyện có dấu sao

Kênh và cuộc trò chuyện có dấu sao

Mặc dù rất dễ để gắn dấu sao cho tin nhắn để lưu lại chúng cho tương lai, nhưng không rõ ràng cho việc các tin nhắn trực tiếp và luồng kênh cụ thể có thể đánh dấu sao, đặt chúng vào danh sách yêu thích ở đầu thanh bên cạnh.

Để tận dụng được tính năng này, đơn giản bạn chỉ cần di chuột qua tên của tin nhắn hoặc kênh trực tiếp khi xem nó (ở phía trên bên trái) và một dấu sao sẽ xuất hiện. Click vào đó và bạn sẽ chọn nó như một luồng có gắn dấu sao.

Hãy lưu ý rằng gắn dấu sao vào một luồng sẽ loại bỏ nó từ menu trên thanh bên cạnh của Slack, điều này đôi khi làm cho bạn dễ dàng quên và bối rối về nơi nó đã xuất hiện.

Bạn có thể xem tất cả những mục được đánh dấu cụ thể bằng cách click vào biểu tượng ngôi sao ở góc trên bên phải của mỗi màn hình. Nó là một công cụ hữu ích, làm cho mọi thứ dễ dàng tìm kiếm để tham khảo trong tương lai.

6. Công cụ nhắc nhở

Công cụ nhắc nhở

Các nhắc nhở là tính năng khá quan trọng của Slack, do đó bạn sẽ có thể khám phá ra cách đặt chúng nhanh chóng bằng cách nhập /remind me [at/in] [sometime] to [do something] vào bất kỳ một luồng nào cho Slackbot. Chẳng hạn như, / remind me at 9am to send an email to John (/ nhắc tôi gửi một email cho John vào lúc 9 giờ sáng).

Bạn có thể yêu cầu một danh sách tất cả các lời nhắc của bạn với /remind list. Slackbot sẽ chỉ cho bạn rằng nó sẽ nhắc bạn cái gì và khi nào, cũng như liệt kê ID của lời nhắc. Ngoài ra, nếu muốn loại bỏ một lời nhắc, bạn chỉ cần nhập /remind cancel [id] để tránh bị làm phiền.

7. Ứng dụng Slack

Ứng dụng Slack

Slack có các ứng dụng có sẵn cho nhiều nền tảng máy tính (trừ Linux) và di động (phiên bản cho Windows Phone đang được phát triển).

Trên di động, Slack giúp người dùng kết nối được dễ dàng hơn so với trình duyệt. Nó cũng cực kỳ hữu ích để giữ liên lạc nếu nhóm đang trò chuyện online qua Slack thường xuyên trên bất cứ thiết bị nào. Các ứng dụng trên di động có chức năng tương tự như trên phiên bản trình duyệt, nhưng hoạt động tốt hơn.

8. Thông báo ngoài màn hình

Thông báo ngoài màn hình

Nếu bạn chọn sử dụng phiên bản máy tính của Slack thì bạn nên bật tính năng thông báo ngoài màn hình bằng cách click vào You > Preferences > Notifications > Desktop Notifications.

Tính năng này sẽ gửi cho bạn những thông báo có thể nhấp chuột để thu hút sự chú ý của bạn tới bất kỳ lời đề cập hoặc từ khóa nào được làm nổi bật, bất cứ điều gì bạn đang làm, bạn sẽ được cập nhật với những gì đang diễn ra trong nhóm của mình trên Slack.

9. Slack credits

Slack credits

Bên cạnh các kế hoạch giàu tính năng trị giá 12,5 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng, Slack còn cung cấp thêm nhiều cơ hội để kiếm được tín dụng, do đó tiến kiệm tiền cho hóa đơn. Ví dụ, một số tín dụng sẽ được thưởng nếu có một tài khoản sử dụng mới được thêm vào nhóm Slack của bạn.

10. Tích hợp Google Calendar

Tích hợp Google Calendar

Một tính năng tương đối mới, tích hợp Google Calendar dường như là một tính năng hữu ích nhất trên Slack (nếu bạn sử dụng Google Calendar). Trong khi Slack rất tuyệt vời cho những lời nhắc nhở cá nhân thì nó không phối hợp các lời nhắc cho nhóm tại thời điểm này, nhưng Google Calendar có thể làm điều đó.

Để tích hợp Slack với bất kỳ hoặc tất cả lịch của bạn, bạn truy cập Configure Integrations, chọn Google Calendar và làm theo hướng dẫn có sẵn. Như với Drive, nó có thể bỏ cài đặt này nếu cần thiết.

11. Phím tắt /shrug

Phím tắt /shrug

Phím tắt /shrug sẽ thêm một biểu tượng người nhún vai ¯\_(ツ)_/¯ thú vị cho tin nhắn của bạn, vậy tại sao không dùng khi có thể chứ?

12. Thêm Emoji tùy chỉnh

Thêm Emoji tùy chỉnh

Hãy đi đến Customize > Emoji để thêm những biểu tượng cảm xúc của riêng bạn. Bạn có thể thêm một tập hợp các biểu tượng tùy chỉnh để cho phép phản hồi hình ảnh nhanh chóng với tin nhắn.

Trên đây là những mẹo sử dụng Slack giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc của bạn. Hãy đón đọc phần 2 của bài viết để bỏ túi thêm nhiều mẹo hữu ích nữa nhé.

Cập nhật: 27/06/2017
Xem thêm: Slack
3 ★ 2 👨
1.747